엑셀만 있으면 정부 파일 라벨링, 이제 ‘가내수공업’은 그만!
목차
- 정부 파일 라벨링, 왜 중요할까요?
- 라벨링의 ‘진짜’ 문제점: 수작업의 비효율성
- 키워드 기반 자동 라벨링의 등장: 새로운 패러다임
- 엑셀을 활용한 초간단 라벨링 시스템 구축
- 1단계: 키워드 데이터베이스 구축
- 2단계: 엑셀 함수를 활용한 자동 라벨링 로직
- 3단계: VBA 매크로를 이용한 자동화
- 실제 사례 적용: ‘보도자료’ 파일 라벨링
- 자동 라벨링 시스템 도입 후 변화
- 마무리하며: 단순 반복 업무에서 벗어나 본질에 집중
정부 파일 라벨링, 왜 중요할까요?
공공기관이나 기업에서 정부 관련 문서를 다루는 업무는 필수적입니다. 수많은 정부 파일들은 체계적으로 분류되고 관리되어야 효율적인 업무 진행이 가능합니다. 이처럼 파일에 라벨(label)을 붙이는 작업은 단순히 파일을 정리하는 행위를 넘어, 정보의 접근성을 높이고, 필요한 문서를 신속하게 찾을 수 있도록 돕는 핵심적인 과정입니다. 예를 들어, ‘2025년 과학기술정보통신부 보도자료_AI 산업 육성 방안’이라는 파일명을 ‘과기정통부’, ‘보도자료’, ‘AI’, ‘2025년’과 같은 키워드로 라벨링하면, 나중에 ‘AI 관련 자료’나 ‘2025년 보도자료’를 검색할 때 훨씬 빠르게 찾을 수 있게 됩니다. 이처럼 잘 정리된 라벨은 협업 환경에서도 큰 이점을 제공합니다. 다른 팀원이 특정 문서를 찾을 때, 복잡한 파일 구조를 일일이 탐색할 필요 없이 라벨만으로도 원하는 정보를 쉽게 파악할 수 있기 때문입니다. 결과적으로 라벨링은 업무의 투명성과 연속성을 보장하며, 불필요한 시간 낭비를 줄이는 데 결정적인 역할을 합니다.
라벨링의 ‘진짜’ 문제점: 수작업의 비효율성
하지만 현실은 그리 녹록지 않습니다. 대부분의 경우, 이러한 라벨링 작업은 여전히 수작업으로 이루어집니다. 매일 쏟아지는 수십, 수백 개의 정부 파일을 일일이 열어보고, 내용을 파악한 후, 파일명에 적절한 키워드를 추가하거나 별도의 메타데이터를 입력하는 방식이죠. 이러한 과정은 엄청난 시간과 노력을 요구합니다. 또한, 사람의 손을 거치는 만큼 휴먼 에러의 가능성도 높습니다. 누락된 키워드가 발생하거나, 일관성 없는 라벨링으로 인해 나중에 검색 효율성이 떨어지는 경우도 빈번합니다. 특히, 새로운 담당자가 업무를 인수인계 받을 때 기존의 라벨링 규칙을 파악하는 데 상당한 시간이 소요되며, 이는 업무 연속성을 해치는 주요 원인이 됩니다. 결국, 수작업 라벨링은 반복적이고 지루한 업무의 연속이며, 중요한 의사결정이나 창의적인 업무에 집중해야 할 시간을 빼앗아 갑니다. 이처럼 비효율적인 수작업 라벨링은 조직의 생산성을 저해하는 심각한 문제로 대두됩니다.
키워드 기반 자동 라벨링의 등장: 새로운 패러다임
이러한 문제점을 해결하기 위해 등장한 것이 바로 키워드 기반 자동 라벨링입니다. 이는 파일명이나 파일 내용에 포함된 특정 키워드를 사전에 정의하고, 이 키워드를 기준으로 파일을 자동으로 분류하고 라벨을 부여하는 방식입니다. 예를 들어, ‘보건복지부’라는 키워드가 포함된 파일은 자동으로 ‘보건’, ‘복지’ 라벨을 부여하고, ‘과학기술정보통신부’라는 키워드가 포함된 파일은 ‘과학’, ‘ICT’와 같은 라벨을 부여하는 식이죠. 이 방식은 수작업에 비해 압도적으로 빠르고 정확하며, 일관성 있는 라벨링을 보장합니다. 또한, 사전에 정의된 규칙에 따라 작동하기 때문에 휴먼 에러의 발생 가능성이 현저히 낮아집니다. 이러한 자동화는 단순 반복 업무에서 벗어나, 데이터 분석이나 보고서 작성 등 더 가치 있는 업무에 집중할 수 있는 환경을 조성합니다. 즉, 라벨링을 ‘해야 하는 일’이 아닌, ‘자동으로 처리되는 일’로 바꿔주는 혁신적인 변화를 가져오는 것입니다.
엑셀을 활용한 초간단 라벨링 시스템 구축
키워드 기반 자동 라벨링 시스템을 구축하는 것이 어렵게 느껴질 수 있지만, 사실 엑셀(Excel)만 있다면 누구나 쉽게 만들 수 있습니다. 별도의 고가 프로그램이나 전문 지식이 필요하지 않습니다. 다음은 엑셀을 활용한 자동 라벨링 시스템을 단계별로 구축하는 방법입니다.
1단계: 키워드 데이터베이스 구축
가장 먼저 해야 할 일은 키워드 데이터베이스를 만드는 것입니다. 엑셀 시트에 두 개의 열을 만듭니다. 첫 번째 열에는 ‘키워드’를, 두 번째 열에는 해당 키워드에 상응하는 ‘라벨’을 입력합니다. 예를 들어, ‘보건복지부’라는 키워드에는 ‘보건’, ‘복지’라는 라벨을, ‘국토교통부’라는 키워드에는 ‘국토’, ‘교통’, ‘건설’과 같은 라벨을 부여할 수 있습니다. 키워드는 부처명, 사업명, 정책명 등 다양하게 설정할 수 있습니다. 이 데이터베이스는 시스템의 핵심 엔진 역할을 하므로, 신중하게 구축하는 것이 중요합니다.
2단계: 엑셀 함수를 활용한 자동 라벨링 로직
이제 실제 파일명에 키워드를 적용하여 라벨을 추출하는 로직을 만듭니다. 엑셀의 IF 함수와 SEARCH 함수를 조합하여 사용할 수 있습니다. 예를 들어, ‘A1’ 셀에 파일명이 있고, ‘B1’ 셀에 라벨이 추출된다고 가정해 봅시다. 그리고 ‘키워드 데이터베이스’ 시트에 키워드와 라벨이 정의되어 있습니다. 이때 ‘B1’ 셀에 다음과 같은 수식을 입력할 수 있습니다. =IF(ISNUMBER(SEARCH(키워드1,A1)),라벨1,""). 이 수식은 ‘A1’ 셀에 ‘키워드1’이 포함되어 있으면 ‘라벨1’을 반환하고, 그렇지 않으면 빈 셀을 반환합니다. 여러 개의 키워드를 동시에 검사하고 싶다면, IF 함수를 중첩하거나 CONCATENATE 함수를 활용하여 여러 라벨을 하나의 셀에 병합할 수도 있습니다. 이처럼 엑셀 함수만으로도 충분히 강력한 자동 라벨링 로직을 구현할 수 있습니다.
3단계: VBA 매크로를 이용한 자동화
수동으로 수식을 복사하여 붙여넣는 작업조차 번거롭다면, VBA(Visual Basic for Applications) 매크로를 활용하여 이 과정을 완전히 자동화할 수 있습니다. 예를 들어, ‘새로운 파일명 목록’을 붙여넣기만 하면, 단 한 번의 클릭으로 모든 파일에 라벨이 자동으로 부여되도록 매크로를 작성할 수 있습니다. 매크로는 ‘파일명 목록’을 순회하며, 각 파일명에 대해 앞서 구축한 엑셀 함수 로직을 적용하고, 그 결과를 라벨 열에 자동으로 채워 넣는 역할을 합니다. VBA 매크로 코드는 복잡해 보일 수 있지만, 인터넷 검색을 통해 예시 코드를 쉽게 찾을 수 있으며, 이를 조금만 수정하여 활용하면 됩니다. 이 단계까지 마치면, 사실상 전문적인 프로그램과 유사한 수준의 자동 라벨링 시스템을 갖게 되는 것입니다.
실제 사례 적용: ‘보도자료’ 파일 라벨링
구체적인 예를 들어보겠습니다. 매달 수십 건의 정부 보도자료를 다운로드 받아 관리해야 하는 담당자가 있다고 가정해 봅시다. 파일명은 ‘과학기술정보통신부 보도자료(2025.07.10) – AI 산업 육성 방안.hwp’와 같은 형식입니다.
- 키워드 데이터베이스: ‘과기정통부’ -> ‘과학기술’, ‘정보통신’, ‘보도자료’ -> ‘보도자료’, ‘AI’ -> ‘AI’, ‘인공지능’, ‘산업육성’ -> ‘산업’, ‘육성’ 등으로 키워드와 라벨을 정의합니다.
- 엑셀 시트 구성: ‘파일명’ 열과 ‘라벨’ 열을 만듭니다.
- 수식 적용: ‘라벨’ 열에 다음과 같은 수식을 적용합니다. 예를 들어,
B2셀에=IF(ISNUMBER(SEARCH("과기정통부",A2)),"과학기술,정보통신","")&IF(ISNUMBER(SEARCH("보도자료",A2)),",보도자료","")&...와 같이 키워드별로 라벨을 병합하는 수식을 작성합니다. - 자동화: VBA 매크로를 만들어 새로운 보도자료 파일 목록을 붙여넣으면 자동으로 라벨이 생성되도록 합니다.
이러한 시스템을 구축하면, 매번 파일명을 수정하거나 라벨을 수동으로 입력하는 번거로움 없이, 단 몇 초 만에 수십 건의 파일을 일관성 있는 라벨로 분류할 수 있습니다.
자동 라벨링 시스템 도입 후 변화
엑셀을 활용한 자동 라벨링 시스템을 도입하면 업무 환경에 여러 가지 긍정적인 변화가 나타납니다. 첫째, 시간 절약입니다. 수작업에 소요되던 시간을 획기적으로 단축하여, 담당자는 본연의 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. 둘째, 정확성 향상입니다. 사람의 실수로 인한 라벨링 오류를 원천적으로 방지하고, 항상 일관된 규칙에 따라 라벨이 부여되므로 데이터의 신뢰도가 높아집니다. 셋째, 협업 효율 증대입니다. 모든 파일이 동일한 규칙으로 라벨링 되어 있어, 다른 팀원들도 파일을 쉽게 찾고 활용할 수 있습니다. 이는 지식 공유와 협업을 촉진하는 중요한 요소가 됩니다. 넷째, 업무 스트레스 감소입니다. 단순하고 반복적인 작업에서 벗어나면서 업무 만족도가 향상되고, 창의적인 업무에 집중할 수 있는 환경이 조성됩니다.
마무리하며: 단순 반복 업무에서 벗어나 본질에 집중
정부 파일 라벨링은 중요한 업무이지만, 단순 반복 작업에 지나지 않습니다. 이러한 작업을 효율적으로 자동화함으로써 우리는 더 가치 있는 일에 집중할 수 있는 기회를 얻게 됩니다. 엑셀을 활용한 키워드 기반 자동 라벨링 시스템은 복잡한 프로그램 없이도 누구나 쉽게 구축할 수 있는 강력한 도구입니다. 이제 지루한 ‘가내수공업’ 라벨링에서 벗어나, 기술의 도움을 받아 업무의 본질에 집중해보세요. 작은 변화가 큰 생산성 향상으로 이어질 것입니다.